CEO Blog #1: Günstig Urlaub buchen

Reiseveranstalter produzieren ihre Angebote traditionell in bestimmten Zeiträumen. In den meisten Fällen werden die Angebote für das Sommerhalbjahr von April bis Ende Oktober bereits im September/Oktober des Vorjahres veröffentlicht. Die für das Winterhalbjahr November bis März angebotenen Reisen sind ab Mai/Juni buchbar. Diese Termine begründen sich durch das Verkaufsverhalten der Hotels in den jeweiligen Destinationen, also Zielgebieten, wie auch durch das Kaufverhalten, das sich bei den Kunden etabliert hat. Wie läuft das aber nun ab?

Ab April/Mai setzen sich die Einkäufer und Produktmanager der Reiseveranstalter oder der Destination Management Company, welche die Einkaufs- und Produktabteilungen von touristischen Konzernen im Zielgebiet vertreten, in Bewegung. Nach intensiver Produktplanung verhandeln sie die Konditionen mit den Verkaufsabteilungen der Hotels und Hotelketten. Dafür sind oft zwischen zwei und fünf Besuchen nötig, bei denen um die Konditionen für das Folgejahr gefeilscht wird, bis man sich schließlich einigt. Dabei versuchen die Einkäufer die andere Seite davon zu überzeugen, dass die Deutschen wie auch die sonnenhungrigen Nordeuropäer nicht mehr zahlen können – deren Prognosen nach sieht es seit 20 Jahren bei uns wirtschaftlich düster aus, Rezession und wirtschaftliche Probleme dominieren. Die Hoteliers ihrerseits legen Kalkulationen offen und versuchen Preissteigerungen aufgrund gestiegener Kosten durchzusetzen. Bei den Verhandlungen treffen nicht nur unterschiedliche Interessen, sondern auch unterschiedliche Mentalitäten und natürlich Kulturen aufeinander, sodass es für Außenstehende wohl einem Basar gleicht. Ganz nebenbei wird bei den Gesprächen auch die aktuell laufende Saison nachverhandelt: Je nach Saisonverlauf werden mehr Zimmer oder aber bessere Preise ausgehandelt.

Gegen Ende des Sommers sind dann mit den meisten Hotels die Verträge für die nächste Saison verhandelt und die Produktmanager stellen die Hotelangebote auf unserer Webseite zur Verfügung. X-Veranstalter, die über eine dynamische Produktion verfügen – mehr dazu im nächsten Blogbeitrag – kombinieren diese Hotels mit seitens der Airlines bereits freigegebenen Flügen und bieten diese als X-Produkt bei uns auf der Seite an. Die Flugeinkäufer der Reiseveranstalter verhandeln etwa zeitgleich mit ihren Produktkollegen bei den Airlines. Welche Strecken mit welchen Kapazitäten zu welchen Preisen ausgehandelt werden, hängt von der Erwartungshaltung des Produktmanagers zur Nachfrage für die jeweiligen Zielgebiete ab. Hauptdiskussionspunkt ist hier der Preis – denn die Kosten hängen jeweils vom aktuellen Ölpreis und Kurs des US-Dollars ab, der die gängige Währung für flugverursachte Kosten ist. Entsprechend versucht dabei jeder, sich mittels Hedging gegen Schwankungen zu seinen Ungunsten abzusichern und bestenfalls einen Vorteil zu verschaffen.

Im September/Oktober ist es dann soweit: Hotels und Flüge werden zu Pauschalreisen gebündelt und von den Reiseveranstaltern über unsere Seite zu Festpreisen angeboten. Besonders wichtig sind für die Einkäufer bei den Verhandlungen die Frühbucherermäßigungen. Sie sollen die Kunden belohnen, die sich bereits früh festlegen können und den Reiseveranstaltern mit ihrer Buchung eine gewisse Planungssicherheit ermöglichen. Entsprechend stark wird in die Frühbucher investiert und hohe Rabatte gewährt. Meist gibt es drei Rabattstufen.

Kunden, die bis zum 31. Dezember buchen, erhalten die höchsten Rabatte für den nächsten Sommer. Die zweite Stufe endet zum 31. Januar, die dritte am 31. März. Für die Wintersaison gibt es die höchsten Rabatte bis 31. August, die mittlere Rabattierung bis 30. September und bis zum 31. Oktober die letzte Runde.

Meine Empfehlung für Kunden, die die Möglichkeit haben, ihren Urlaub langfristig zu planen, ist daher, den Sommerurlaub bis zum 31. Dezember und den Winterurlaub bis Ende August zu buchen. Das garantiert zusätzlich zum besten Preis auch Direktflüge vom Wunsch-Flughafen sowie die volle Verfügbarkeit der Zimmer. Denn in den meisten Hotels sind nur 10 Prozent der Kapazitäten Familienzimmer.

Vor Veröffentlichung werden unsere Reiseexperten durch die Vertriebsteams der Reiseveranstalter zum Angebot geschult und über alle Neuigkeiten informiert, sodass sie immer auf dem aktuellen Stand sind und unsere Kunden optimal beraten können. Die Highlights der Veranstalter stellen wir ab Oktober hier im Magazin vor.